Ciclo de Operaciones y Procesos en la empresa
"En Taktik Consulting definimos el Ciclo de Operaciones ó Ciclo Operativo como el conjunto de procesos, actividades e información que se debe realizar en cualquier tipo de organización para cumplir con el propósito para el que fué creada".
En una empresa es el conjunto de procesos, actividades e información que se deben realizar para producir valor agregado y satisfacer con calidad, productividad y Rentabilidad los productos y servicios que se ofrecen a los clientes. Para realizar con efectividad el Ciclo de Operaciones, se requiere definir con precisión cual es la secuencia y relación entre sus procesos y actividades, así como la información que se requiere obtener y generar en cada uno de ellos. Un factor crítico en la eficiencia de los Ciclos de Operaciones es la asignación clara y precisa de quienes son los responsables de ejecutar cada uno de los procesos o actividades del ciclo, para de esta forma determinar los roles y responsabilidades de cada uno de los colaboradores en el equipo de trabajo, evitando las duplicidades de funciones y retrabajos. En nuestra definición del Ciclo Operativo es indispensable que se aplique el concepto de "Ciclo" en el cual la "retroalimentación" o "feedback" de información entre todos los componentes (procesos y actividades) son indispensables para validar los resultados de ejecución de cada uno de ellos. El Ciclo Operativo es el vehículo para aterrizar y llevar a la práctica la Estrategia Competitiva de la empresa en cada uno de los Segmento de Negocios definidos. Una adecuada definición y estructuración de Ciclos facilita la asignación de roles y responsabilidades para definir la mejor manera de estructurar la Organización de Recursos Humanos. Adicionalmente, el Ciclo de Operaciones establece los requerimientos y estructuras de información para controlar el negocio (por ejemplo: la estructura de las cuentas de costos y gastos del catálogo contable) mediante las aplicaciones y herramientas de Tecnologías de Información que contribuyan a sistematizar, automatizar, controlar y optimizar el desempeño operativo. Para optimizar los Ciclos de Operaciones se requieren realizar proyectos específicos enfocados a mejorar algun proceso o actividad del ciclo. Los procesos o actividades realizadas durante los proyectos no son parte del Ciclo de Operaciones, sólamente se realizan durante un periodo determinado de tiempo para optimizar los resultados del ciclo. Los siguientes diagramas muestran un ejemplo de como definir y estructurar el Ciclo de Operaciones en una empresa. Primero se debe definir cuál es el Ciclo principal: Una vez creado el Ciclo de Operaciones principal de la empresa se deben definir también los sub-ciclos, procesos, actividades e información en cada uno de ellos. Para realizar lo anterior desarrollamos la metodologia y el software WORKFLOU que permite facilmente estructurar y modelar gráficamente estos ciclos, según se muestra en el siguiente ejemplo de un diagrama simplificado del ciclo compras: ¡ Administre su ciclo de operaciones con SAP Business One ! ¡ Conozca la nueva metodología y software para modelar el Ciclo de Operaciones !
Al tener claridad en los roles y responsabilidades del personal, se facilita la definición de los perfiles de usuario requeridos cuando se desea implantar un software empresarial como SAP Business One para controlar y optimizar administrativa y contablemente este Ciclo Operativo y su información.
Una buena definición del Ciclo de Operaciones facilitará la definición y el desarrollo de un sistema de Control de Calidad en la empresa dada la estructuración de los procesos, actividades, roles y responsabilidades del personal.
